Como fazer um checklist de evento corporativo?
Uniir
O checklist de evento corporativo é uma excelente ferramenta que irá auxiliar a organização do seu evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.
Ele é uma lista de verificação na qual são abrangidos, de forma sistêmica, todos os itens necessários para a realização do evento, desde sua organização até o momento de sua realização.
Passo a passo para fazer seu checklist de evento corporativo
Neste artigo elaboramos algumas dicas e sugestões para você criar o seu checklist. Então, vamos lá!
Elaboração da planilha
O primeiro passo para realizar o checklist é fazer uma planilha, no Excel ou no Google Planilhas, com os seguintes campos de informações:
- Nome do evento;
- A data em que ele será realizado;
- Local de realização;
- Quantidade de pessoas que irão participar;
- Objetivo principal do evento;
- Atividades que serão realizadas.
Através dessa lista, você irá alcançar mais sucesso na realização do seu evento empresarial, evitando imprevistos de última hora.
Nome do evento
O nome do evento deve ser algo chamativo e condizente com o seu objetivo. Por exemplo, se é uma festa de confraternização, poderá levar o nome Confraternização Anual.
Por outro lado, se é o lançamento de um produto, o nome Lançamento da linha X, e assim por diante.
Evite criar nomes desconexos com o objetivo do evento para não tirar a atratividade do mesmo, desmotivando as pessoas.
Data de realização do evento
A data de realização do evento é algo que deve ser visto com bastante antecedência e que pode inclusive ajudar a reduzir os custos do mesmo.
Definir datas antecipadamente ajudará no sucesso do evento, afinal os participantes poderão se programar com antecedência para participar.
Além disso, também poderá ser definido o melhor dia para atingir o maior público possível.
Local da realização do evento
Esse é outro item fundamental e que precisa ser bastante estudado com antecedência. Tudo isso com o objetivo de evitar locais de difícil acesso, o que acarretará em encarecimento de custos e, em alguns casos, incômodos por parte dos convidados.
É importante avaliar se o local oferece internet Wi-Fi ou se será necessário efetuar o aluguel de equipamentos de telefonia móvel.
Também é fundamental a questão da decoração, pois alguns locais já oferecem salões decorados, o que pode ser uma excelente opção de redução de gastos.
Quantidade de pessoas
Esse é um tópico fundamental do checklist de evento corporativo, pois é através da quantidade de pessoas que a empresa conseguirá definir o local mais adequado.
Dependendo do número de pessoas, por exemplo, pode ser que alguns locais que poderiam ser mais em conta não comportem o tamanho do evento.
Portanto, se esse fator não for observado com antecedência poderá gerar bastante incômodo para os participantes.
Objetivo principal do evento
Esse é um dos tópicos fundamentais do checklist para a empresa não se perder a respeito do objetivo de estar realizando o evento.
Como exemplo, se o objetivo é o lançamento de uma linha de produtos, o evento deverá contar com redes Wi-Fi e a empresa poderá disponibilizar, através do aplicativo móvel, o lançamento em primeira mão dos produtos.
Atividades realizadas
Essa é uma etapa fundamental para ajudar a estruturar o evento.
Se forem realizadas dinâmicas, treinamentos ou algum tipo de atividade extra é importante levantar qual o espaço necessário para essa atividade, assim como os equipamentos: datashow, lousas, cadernos, canetas, entre outros acessórios pertinentes.
Realizando esse checklist de evento corporativo certamente a sua festa será um verdadeiro sucesso, garantindo o bem-estar e a satisfação de todos os convidados.
