5 formas de reduzir custos nos eventos corporativos

Você já se perguntou como reduzir custos nos eventos corporativos? Parece algo bastante complexo e difícil levando em conta a dimensão de alguns desses eventos, não é mesmo?

Normalmente, a grande maioria das empresas promove algum tipo de evento corporativo, seja uma festa de confraternização no final do ano, seja uma apresentação de produtos para clientes potenciais ou até mesmo a apresentação da expansão da empresa.

Entretanto, como a organização do evento em si não é o foco principal da empresa, a mesma encontra muitas dificuldades na hora de reduzir os custos, muitas vezes não sabendo como planejar um evento sem gastar muito.

5 formas de reduzir custos nos eventos corporativos

Por essa razão, este artigo vai mostrar 5 formas de reduzir custos nos eventos corporativos. Para saber mais, é só continuar a leitura.

1. Escolha um local fácil e acessível

A primeira forma de reduzir custos é escolhendo o local certo. Isso porque locais distantes farão com que a empresa tenha que contratar vans e ônibus para levar toda a sua equipe de colaboradores, o que encarece o evento.

Outro detalhe a ser observado no local é saber se ele já possui ar condicionado e também se já é decorado. Afinal, quando o local possui esses dois itens, certamente a empresa conseguirá ter uma boa redução de custos.

Isso ocorre porque gastos com instalação, deslocamento e preparação são bastante altos e demandam, além de mais verbas, pessoas para acompanhar todo o processo.

2. Escolha bem a data do evento

Normalmente, a maioria dos locais onde é realizado algum evento tem dias com maiores picos de concorrência, sendo eles: finais de semana ou feriados.

Desse modo, é importante escolher uma data que, claro, avaliando a disposição da empresa, fuja dessa época de pico.

Somente essa decisão poderá ajudar na redução de custos, pois a diferença de preços de aluguel de uma terça-feira para um sábado é bastante significativa.

3. Faça um mapa de custos do evento

Essa é uma etapa fundamental, na qual a maioria das empresas acaba pecando. Fazer um mapa de custos do evento possibilita à empresa antever onde serão os maiores gastos, podendo negociá-los antecipadamente.

Nesse sentido, antever quanto será o valor do aluguel do imóvel, decoração, aluguel de mesas, buffet, aluguel de celulares, entre outras coisas, é de suma importância para a boa realização do evento sem muito investimento.

4. Crie uma curva ABC dos custos e faça negociações

Essa é uma técnica infalível que ajudará sua empresa, no momento de planejar um evento, a não gastar muito.

Nesse sentido, baseando-se no mapa de custos, a empresa deverá separar os custos em três partes distintas. A primeira, denominada A, são os custos maiores, sendo que 20% deles representam 80% do valor gasto no evento.

A segunda parte, denominada B, são 50% dos custos que representam 15% do valor do evento, e a C, 30% dos custos que representam 5% do valor do evento.

A importância dessa divisão é evitar perder tempo com negociação em custos que tenham uma representatividade baixa no valor final do evento, focando a negociação nos principais custos.

5. Faça um checklist do evento

Para finalizar, faça um checklist do evento, listando aproximadamente quantas pessoas irão participar, qual será o tempo de duração, se será servido almoço ou se será apenas uma reunião de apresentação, entre outras questões.

Essa etapa é muito importante para otimizar tempo para a empresa, evitando que a mesma acabe se perdendo nos detalhes do evento.

Seguindo essas 5 dicas fundamentais, certamente você conseguirá reduzir custos nos eventos corporativos, além, é claro, de deixar tudo impecável.